SOFTWARE AKUNTANSI RESTORAN DAN CATERING
Sofware akuntansi untuk restoran dan catering memiliki kelebihan dalam mengakomodir bisnis proses restoran dan catering. Bisnis proses operasional usaha restoran dan catering cukup panjang, dan di setiap fase mempengaruhi besaran biaya yang terjadi. Masalah yang perlu mendapat perhatian ekstra di bidang usaha ini adalah pemakaian bahan, pengendalian stok bahan, dan produktivitas tenaga kerja.
Pada umumnya usaha kuliner membutuhkan cukup banyak tenaga kerja, tempat usaha yang relatif besar, dan pelatatan kerja yang cukup banyak. Persediaan bahan baku relative kecil karena perputaran persediaan cukup tinggi, penjualan pun biasanya tunai sehingga usaha di bidang kuliner tidak membutuhkan modal kerja yang besar, karena memiliki perputaran aset lancar yang cukup tinggi dibanding usaha lain pada umumnya.
1. Penerimaan Bahan
Restoran atau rumah makan dan catering dalam melakukan pembelian bahan biasanya dilakukan di pasar tradisional atau supermarket atau dikirim langsung oleh supplier. Hampir semua bahan yang masuk masih utuh seperti aslinya, ada yang bentuknya tidak banyak yang sama, masih banyak kandungan air, sayuran dengan banyak gagang/batang yang tidak terpakai, dan sebagainya. Masalah kualitas tidak hanya dalam hal kesegaran, tetapi juga masalah bentuk, warna, dan lainnya, demikian juga bahan utama seperti ikan, daging ayam akan mempertimbangkan berat atau ukuran, jika nanti dijual dalam ukuran kecil, sedang dan besar.
Seluruh bahan yang diterima harus dihitung dan ditimbang dan dicocokkan dengan nota pembeliannya, sehingga pencatatan pembelian sesuai dengan phisiknya.
2. Sortir dan Pembersihan
Jika pemilihan bahan sudah baik, maka akan sedikit atau tidak ada bahan yang direject, sehingga langsung bisa dilakukan pembersihan. Jika bahan yang diterima banyak yang direject, anda sebaiknya mempertimbangkan untuk membeli kepada supplier lainnya, jika supplier yang ada tidak memberikan solusi.
Proses pembersihan bahan utama, sayuran, dan lainnya jangan dianggap remeh, terapkan prosedur yang baik, hal ini untuk menghindari komplain dari pelanggan yang dapat berujung pada sepinya tamu rumah makan.
3. Preparing
Setelah bahan-bahan disortir dan dibersihkan selanjutnya dipersiapkan untuk diolah atau dimasak sehingga memudahkan dalam pekerjaan pengolahan atau pemasakan. Proses penyiapan bahan ini dalam prakteknya ada yang melakukan dengan gampang yaitu bahan-bahan dimasukkan dalam tempat-tempat yang sudah disediakan dalam jumlah secukupnya sisanya dimasukkan dalam lemari pendingin atau tempat penyimpanan.
Cara yang lebih terkontrol, yaitu bahan-bahan ditimbang dan sesuai resep kemudian dikemas dengan kemasan yang sesuai. Misalnya untuk bumbu nasi goreng, bahan-bahan bumbu nasi goreng ditimbang sesuai dengan resepnya kemudian di mix dan dikemas per pack atau ditempatkan dalam tempat tersendiri. Untuk bahan pokok seperti cumi, udang dipotong-potong sesuai ukuran dan ditimbang sesuai recipe kemudian dikemas. Cara ini dapat mengontrol pemakaian bahan lebih dini dan dapat menghindari terjadi rasa masakan yang beruba-ubah. Cara ini memang terasa merepotkan namun cara ini dapat meyakinkan bahwa pemakaian bahan telah dikontrol dengan standar resep.
Restoran dan Rumah makan yang memiliki banyak cabang, kegiatan preparing ini biasanya disentralisasi, supplay bahan ke masing masing cabang sudah berbentuk pack, satuan yang sudah siap dimasak akhir.
Dari proses preparing seharusnya sudah dapat dihitung berapa jumlah masakan yang dapat dibuat dari sejumlah bahan yang dibeli. Pengendalian biaya sudah terjadi, dan dapat diharapkan selisih pemakaian bahan sesuai standar resep tidak akan banyak menyimpang.
4. Pemasakan
Bila preparing bahan dilakukan dengan baik, maka proses pemasakan dapat dilakukan dengan cepat dan kualitas dapat terjaga. Terasa sangat beda bila memasak nasi goreng dengan memasukan bumbu secara satu persatu dan sangat mungkin takaran berbeda-beda dari cook yang berbeda untuk memasak nasi goreng. Bandingkan dengan memasukan bumbu tinggal menyobek 1 pack atau menakar dari bumbu mix yang sudah berisi berbagai bahan sesuai dengan standar resep.
5. Standar Resep / Bill of Material (BoM)
Setiap menu pasti memiliki resep, hanya saja resep ini seringkali bukan milik property restoran melainkan melekat diri seorang chef atau koki. Jika restoran belum memiliki hak atas resep sebaiknya melakukan komitmen dengan chef pada saat perekrutan. Saat ini memang mudah untuk mendapatkan resep segala masakan, namun untuk mendapatkan resep masakan yang presisi diperlukan percobaan berulang ulang, karena untuk menghasilkan masakan yang pass ditentukan oleh presisi komposisi bahannya.
Dalam Resep atau Bill of Materials (BoM) selain bahan dapat dimasukkan komponen tarif Biaya Tenaga Kerja Kitchen (BTKK) yang berkaitan dengan Kitchen dan Biaya Overhead Kitchen. Dengan memasukan tiga komponen dalam BoM yaitu Bahan, BTKK, dan BOK, maka harga pokok menu dapat dihitung secara otomatis dan dijurnal dan diposting setiap terjadi penjualan.
Standar resep ini sangat penting untuk pengendalian biaya bagi rumah makan atau catering, oleh karena itu sebaiknya rumah makan memiliki hak milik atas resep.
Software Akuntansi Gplus untuk Restoran dan Catering
Semua software akuntansi pada umumnya dapat digunakan untuk membukukan kegiatan restoran. Perbedaannya terletak tingkat efisiensi dalam mengerjakan suatu transaksi, apakah untuk mengerjakan satu transaksi harus dilakukan 1x input, 2x input atau lebih. Faktor kemudahan dalam pengoperasian, alur proses pencatatan akuntansi mudah dipahami, sajian laporan yang informatif, dan fitur lainnya yang bermanfaat untuk pengerjaan pencatatan kegiatan operasional restoran. Namun software akuntansi restoran yang memiliki banyak fitur belum tentu diperlukan untuk usaha restoran, karena tergantung dari bisnis proses skala usaha restoran.
Bagian yang kritikel dari penerapan software akuntansi restoran dan catering, terletak pada penghitungan harga pokok penjualan. Bagaimana cara software akuntansi Gplus dalam memproses perhitungan harga pokok penjualan, tergantung dari beberapa pilihan cara yang ditentukan lebih dulu. Hal hal yang perlu dipertimbangan yang berkaitan dengan proses penghitungan harga pokok penjualan, antara lain:
1) Menggunakan standar Resep (BoM) atau tidak
2) Bahan bahan apa saja yang ingin dikelola persediaannya
Menggunakan BoM
Dalam bisnis restoran, produk makanan dan minuman hanya dibuat ketika ada pesanan dan langsung terjual, oleh karena itu produk ini tidak memerlukan pengelolaan persediaan. Ketika input penjualan dilakukan, maka stok bahan-bahan akan dipotong stoknya sesuai dengan resep (BoM) yang ditentukan. Penentuan harga pokok penjualan per transaksi penjualan dihitung secara otomatis, dijurnal dan langsung diposting ke Buku Besar. Penentuan harga pokok bahan dihitung berdasarkan metode FIFO (recommended) atau rata-rata, sehingga harga pokok bahan makanan dan minuman akan mengikuti fluktuasi harga pembelian bahan. Cara ini dalam akuntansi disebut metode Perpetual.
Tanpa BoM
Bila tidak menggunakan BoM, maka penghitungan harga pokok per menu tidak dapat dilakukan, melainkan harga pokok penjualan keseluruhan. Penghitungan harga pokok penjualan dilakukan dengan cara menghitung phisik persediaan akhir, kemudian menghitung bahan bahan yang terpakai rumus Persediaan awal + pembelian – persediaan akhir. Cara ini memang lebih mudah namun kurang efektif dalam mengendalikan harga pokok penjualan, karena analisa pemakaian bahan tidak dapat dilakukan lebih jauh, apakah didalam jumlah pemakaian bahan tersebut, ada bagian yang dikarenakan dari akibat cara kerja yang tidak efisien atau salah prosedur, hilang, atau terjadi bahan busuk tetapi tidak dilaporkan. Cara ini dalam akuntansi disebut metode Phisik.
Menentukan Bahan yang dikelola persediaannya
Pada prinsipnya sebaiknya bahan-bahan masakan dan minuman dikelola persediaanya, namun dapat dipertimbangkan untuk bahan bahan yang tidak material atau secara phisik sulit dihitung, atau bahan yang secara kualitas hanya bertahan satu hari, untuk tidak dikelola persediaannya.
Penerapan dalam Software Akuntansi Gplus
Software Akuntansi Gplus memiliki kemampuan untuk menghitung harga pokok per menu secara cepat dengan metode FIFO atau rata-rata berdasarkan Standar Resep (Bill of Materials). Hasil perhitungan tersebut kemudian secara otomatis dijurnal dan diposting ke buku besar secara real time, dengan demikian harga pokok penjualan dapat dipantau setiap saat.
Penerapan BoM memang agak mereportkan, karena harus menyiapkan daftar Resep per menu dan diinput dalam modul Bill Of Materials, namun hal ini hanya terjadi di awal saja atau sekali saja. Harga pokok penjualan akan dihitung otomatis pada saat input penjualan. Setiap akhir bulan dilakukan penghitungan phisik persediaan bahan bahan, kemudian dibandingkan dengan stok menurut buku, bila terjadi selisih, dianalisa untuk diambil tindakan korektif.
Bila tidak menggunakan BoM, maka untuk menghitung harga pokok penjualan dilakukan setiap akhir bulan, dengan cara melakukan stok opaname persediaan bahan, kemudian dihitung jumlah bahan yang terpakai dengan rumus disebut di atas. Jumlah bahan yang terpakai diinput dalam modul Pemakaian Bahan dan dibebankan ke Harga Pokok Penjualan.
Untuk bahan-bahan yang tidak dikelola persediaannya (non stok), maka setiap terjadi pembelian langsung dibebankan ke Harga Pokok Penjualan.
Untuk mengetahui lebih detil tentang penentuan harga pokok penjualan, dapat diklik disini
Fitur lengkap yang dimiliki Software akuntansi Gplus Standar dapat dilihat disini