Kategori: Manajemen UMKM

Pentingnya Pengendalian Keuangan

Pengendalian keuangan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kesuksesan sebuah usaha. Pengendalian keuangan yang efektif dapat menjaga kegiatan perusahaan berjalan sesuai yang direncanakan.

Pengendalian keuangan UMKM sebenarnya sudah dilakukan oleh pemilik atau pimpinan perusahaan yang tergolong UMKM. Pada perusahaan perorangan atau UMKM, pada umumnya pemilik terlibat langsung dalam kegiatan usaha sehari hari, memberi perintah kerja, mengawasi jalannya kegiatan, mengawasi fisik kas dan barang, dan melakukan sendiri pembayaran biaya, menyimpan kas sendiri, menghitung laba rugi dengan cara mereka sendiri. Kenyataannya kegiatan berjalan normal dan banyak UMKM yang berhasil menjalankan kegiatan usaha dan makin lama usahanya semakin berkembang.

Pengembangan pengendalian keuangan dibutuhkan ketika usaha semakin membesar,  dimana pemilik tidak efektif dan tidak efisien lagi untuk mengawasi langsung seluruh kegiatan usahanya. Pemilik UMKM mulai merekrut pegawai untuk membantu dalam menangani masalah penjualan, produksi, dan keuangan, sehingga fungsi fungsi operasional dan supporting didelegasikan kepada bawahannya. Pada tahap ini organisasi perusahaan berkembang melebar, permasalahan permasalahan baru mulai timbul seperti komunikasi antar bagian, koordinasi,  eksekusi yang lambat, tugas dan tanggungjawab yang tidak jelas, dan kebutuhan informasi keuangan.

Pengendalian keuangan diperlukan dalam setiap phase perkembangan usaha, hanya porsinya disesuaikan dengan kebutuhan pada saat itu, semakin besar perusahaan semakin komplek penerapan pengendalian keuangan.

Pemahaman Pengendalian Keuangan

Menurut Mulyadi (2001:501), untuk melakukan pengendalian keuangan di dalam perusahaan tergantung besar kecilnya perusahaan tersebut, dan telah berkembang melalui lima tahapan, yaitu

1. Pengendalian dengan pengawasan fisik

Dalam perusahaan kecil, biasanya pimpinan sekaligus pemilik perusahaan,   perencanaan dan pengendalian terhadap pelaksana rencana dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan memiliki kemampuan yang memadai untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya.

2. Pengendalian keuangan dengan menggunakan akutansi historis

Jika perusahaan berkembang, maka pimpinan perusahaan tidak lagi dapat mengamati secara fisik, tetapi memerlukan catatan historis untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya dari periode ke periode. Untuk tingkat perkembangan tertentu pimpinan perusahaan cukup melakukan perencanaan dan pengendalian dengan membandingkan catatan dari tahun ke tahun.

3. Pengendalian keuangan dengan menggunakan anggaran statis dan biaya standar

Jika perusahaan semakin berkembang, pimpinan perusahaan tidak lagi menghadapi masalah bagaimana pelaksanaan kegiatan pada tahun berjalan dengan apa yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya, tetapi bagaimana pelaksanaan pada tahun berjalan jika dibandingkan dengan yang seharusnya dilaksanakan pada tahun tersebut. Pada tingkat perkembangan ini, pimpinan memerlukan anggaran dan standar sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya. Pimpinan perusahaan mulai memperbaiki sistem perencanaan dan pengendalian kegiatannya dengan membuat anggaran statis dan biaya yang sederhana.

4. Pengendalian keuangan dengan menggunakan anggaran fleksibel dengan biaya standar

Dalam kenyataannya, kapasitas yang direalisasikan seringkali menyimpang dari kapasitas yang direncanakan. Maka, cara perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan kemudian diperbaiki dengan mengembangkan anggaran fleksibel dengan biaya standar. Anggaran fleksibel disusun untuk berbagai tingkat kapasitas yang direncanakan, sehingga anggaran ini menyediakan tolak ukur prestasi yang mendekati kapasitas sesungguhnya yang dicapai.

5. Pengendalian keuangan dengan pembuatan pusat-pusat pertanggungjawaban dan penerapan sistem akuntansi pertanggungjawaban

Dalam perusahaan besar, kegiatannya telah dibagi menjadi pusat-pusat pertanggungjawaban. Perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan mengembangkan anggaran untuk setiap pusat pertanggungjawaban. Manajer pusat pertanggungjawaban dinilai prestasinya dengan cara membandingkan anggaran yang disusun dengan realisasinya. Setiap manajer pusat pertanggungjawaban hanya dinilai berdasarkan hal-hal yang mereka kendalikan.

Perusahaan sukses pasti memiliki bidang pengawasan keuangan yang sangat kuat dan professional. Dengan berjalannya fungsi control yang efektif akan membantu perusahaan dalam pengawasan keuangan di perusahaan. Fungsi Control ini sangat penting bagi perusahaan, mengingat pengeluaran – pengeluaran yang tidak seharusnya mudah dilakukan oleh oknum – oknum yang tidak bertanggung jawab. Dengan program pengawasan yang ketat dan professional akan memiliki dampak yang produktif bagi perusahaan. Untuk itulah perusahaan harus memiliki konsep pengawasan keuangan yang baik dengan berbagai pendekatan dan program yang jelas ,sehinga dapat membantu dalam menaikkan kinerja perusahaan.

Fokus utama dalam pengendalian keuangan adalah perilaku dari orang dalam organisasi bukan mesin. Maka, pengendalian adalah suatu inisiatif yang dipilih yang akan mengubah kemungkinan dari pencapaian hasil yang diharapkan, Fokus sistem pengendalian secara tradisional:

• Karyawan yang punya integritas
• Memisahkan tugas dan tanggungjawab
• Mendefinisikan wewenang
• Menetapkan metode yang sitematis
• Memastikan dokumentasi memadai
• Menjaga aktiva dengan desain prosedur yang membarasi akses
• Mendesain penegecakan independan untuk meningkatkan akurasi

Pengendalian Keuangan UMKM

Pengendalian keuangan UMKM tidak harus menerapkan sistem pengendalian yang diterapkan oleh perusahaan perusahaan besar, melainkan disesuaikan dengan skala bisnis UMKM. Pengendalian keuangan UMKM masih cukup efektif dan efisien dengan menggabungkan pengendalian keuangan dengan menggunakan pengawasan fisik dan akuntansi historis, namun tidak terlepas kemungkinan sudah membutuhkan pengendalian dengan menggunakan anggaran.

Akuntansi historis disajikan dalam Laporan Keuangan, yang menggambarkan tentang posisi harta, utang, dan modal perusahaan pada tanggal tertentu dan data yang menunjukan perolehan pendapatan, harga pokok penjualan, biaya-biaya usaha, dan laba bersih yang terjadi pada periode tertentu.

Laporan keuangan yang dihasilkan dari pencatatan akuntansi sangat membantu pimpinan perusahaan dalam menganalisasi perubahan struktur modal kerja, keputusan investasi, perolehan pendapatan, pengeluaran biaya, dan laba bersih yang dihasilkan dari kegiatan usaha yang telah berjalan.

Dengan membandingkan hasil kegiatan dari tahun ke tahun dari bulan ke bulan, pimpinan akan memperoleh informasi yang penting tentang apa yang sudah lebih baik dan masih perlu diperbaiki.

Keberhasilan pengendalian UMKM memang tergantung dari kemampuan yang dimiliki pimpinan perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatannya.

Peran Penting Software Akuntansi

Berdasarkan pengalaman penulis, masih banyak UMKM yang belum menggunakan software akuntansi untuk memperkuat pengendalian keuangan. Pada umumnya pembukuan yang dilakukan oleh UMKM masih terbatas pada penyelenggaraan Buku Kas. Dari catatan buku kas ini kemudian laba bersih diinterpretasikan kas masuk dikurangi kas keluar. Pemahaman seperti ini memang tidak sesuai dengan akuntansi yang lazim, tapi ini kenyataan yang sering ditemui penulis. Informasi dari data pembukuan ini jika digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dapat menghasilkan keputusan yang tidak tepat. Tidak heran jika banyak ditemui kasus UMKM yang sedang mengembangkan usahanya namun hasil keseluruhannya tidak lebih baik dari sebelumnya.

Melakukan pembukuan keuangan dengan menggunakan program akuntansi berbasis komputer atau software akuntansi memberikan banyak kemudahan dan manfaat bagi UMKM, antara lain:

• Software akuntansi ini pada umumnya sudah menerapkan standar akuntansi yang lazim atau SAK-ETAP, sehingga anda tidak perlu lagi memikirkan bagaimana merancang pembukuan yang sesuai standar akuntansi
• Penjurnalan, posting ke buku besar, laporan keuangan, laporan operasional, inventory control semuanya diperoses otomatis oleh software akuntansi.
• Anda tinggal melakukan input pembelian, penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas, dan lainnya, maka seluruh proses sampai menghasilkan laporan keuangan dan operasional sudah ditangani oleh komputer dengan software.
• Anda dapat memantau posisi stok barang barang, saldo utang, saldo piutang, detil pembelian dan penjualan, dan mengecek mutasi secara detil.

Sedemikian besar manfaat software akuntansi bagi UMKM dalam meningkatkan kemampuan dalam pengendalian keuangan usaha sehingga lebih menjamin dalam mencapai tujuan usaha yang direncanakan.

Kualitas Data Transaksi

Untuk meningkatkan kualitas pengendalian keuangan UMKM, anda tinggal membuat sistem dan prosedur yang menjamin data transaksi yang diinput dalam software akuntansi memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi, misal nya pengeluaran kas untuk pembayaran biaya listrik harus didukung bukti pembayaran yang sah dan pengeluaran mendapat persetujuan dari yang berwenang. Prakteknya pengeluaran kas tersebut bisa diatur dalam prosedur pengeluaran kas.

Prosedur untuk melakukan kegiatan perusahaan sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya perilaku pegawai yang menyimpang dan untuk lebih menjamin kualitas data transaksi. Prosedur prosedur yang diperlukan antara lain

• Prosedur pembelian
• Prosedur Penjualan
• Prosedur penerimaan kas
• Prosedur pengeluaran kas
• Prosedur produksi
• Dan prosedur lainnya yang diperlukan

Analisa Laporan Keuangan

Pemilik selaku pimpinan perusahaan dan atau manager keuangan, setidaknya memiliki kemampuan dalam membaca dan menganalisa laporan keuangan sehingga menjadi informasi keuangan yang penting yang berguna dalam mengarahkan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Analisa laporan keuangan seperti analisa rasio keuangan dan operasional tentang hasil hasil kegiatan usaha, berfungsi sebagai ukuran kondisi keuangan terkini untuk dibandingkan dengan hasil hasil tahun lalu dan untuk  mengukur seberapa jauh gap bila dibanding dengan tujuan yang hendak dicapai.

Analisis rasio keuangan dapat menunjukan kekuatan atau kelemahan keuangan dari tahun-tahun sebelumnya. Dengan membandingkan angka rasio keuangan dengan standar yang ditetapkan maka akan diperoleh manfaat lain yaitu dapat diketahui apakah dalam aspek keuangan tertentu perusahaan berada di atas standar di bawah standar. Apabila perusahaan berada di bawah standar, maka akan dicari faktor-faktor penyebabnya untuk kemudian diambil kebijakan keuangan untuk dapat menaikkan rasio perusahaannya kembali.